Informatiemanagement is nog steeds vaak een onbekende, nietszeggende term.
Als het wel bekend is, wordt het op verschillende manieren geïnterpreteerd; meestal vanuit ICT óf informatie perspectief.
Ook binnen organisaties wordt het verschillend gepositioneerd: aan de ‘business’ kant, of bij ICT.
Of helemaal nergens.
Wat is het nou eigenlijk?
Hoe kun je ernaar kijken?
Een beeld van het vakgebied Informatiemanagement.
Raamwerk
Het vakgebied is onder andere in kaart gebracht door Prof. dr ir Rik Maes.
De vorm die hij daarvoor gebruikt is een negenvlak, het zogenoemde Amsterdams Informatie Model.
In de afbeelding is te zien dat drie domeinen worden onderscheiden: het bedrijfsdomein, het informatiedomein en het technologie domein.
Informatiemanagement wordt met dit raamwerk gedefinieerd als het gebalanceerd managen van de (relaties tussen de) verschillende componenten die in het raamwerk worden afgebeeld.
In de praktijk zijn dit echter vaak losse componenten die zonder veel samenhang worden gemanaged. En met elk hun eigen perspectief.
Vanuit informatie perspectief
Als we de term ‘Informatiemanagement’ letterlijk nemen, dan betekent het simpelweg: het managen van informatie.
Er zijn verschillende vakgebieden en studierichtingen, waarin het begrip informatie centraal staat. Vanuit de wetenschap kun je bijvoorbeeld denken aan: Communicatie – en informatiewetenschappen, Documentaire informatiewetenschappen. Boek- en Bibliotheekwetenschap en informatiekunde. Ook op HBO niveau zijn er opleidingen op het gebied van informatiemanagement, met specialisatie richtingen als: Contentmanagement, Community Management en Archivistiek.
Vanuit dit informatieperspectief wordt de ICT component (de rechterkolom) vaak als ‘minderwaardig’ gezien. Informatie wordt gezien als iets wat los kan staan van technologie. ICT is ‘slechts’ een middel en kan/mag nooit als doel gezien worden.
Vanuit ICT perspectief
Vanuit ICT perspectief wordt juist weinig aandacht besteed aan de informatie component (de middelste kolom). De gebruikelijke opzet voor ICT veranderingen, de drie-eenheid People-Process-Technology (Of: mens, techniek en organisatie) laat dit zien: de term ‘informatie’ komt hier niet in voor. (Wat op z’n minst vreemd is, aangezien de I in ICT toch echt staat voor informatie). Vanuit ICT perspectief wordt de technologie vaak als doel gezien en blijft informatie onderbelicht.
Silo’s
In de praktijk zijn de verschillende componenten van informatiemanagement dus vaak losse silo’s, die niet in samenhang gemanaged worden. Er wordt vanuit verschillende perspectieven gekeken en kort door de bocht gezegd: ICT weet weinig van het component informatie en informatieprofessionals weten doorgaans weinig van ICT. En de ‘business’ staat er vaak ook los van; er worden mensen ingezet als ‘schakels’ tussen de business en de ICT – mensen die de verbinding tussen de silo’s moeten maken.
Sociale infrastructuur
Van welke kant je het ook bekijkt, informatie (met of zonder technologie) kan niet los gezien worden van mensen: de sociale infrastructuur. Zelfs al zou je informatie zien als een statisch en waarneembaar gegeven, dat gecodificeerd kan worden en geautomatiseerd kan worden opgeslagen. Zelfs al zou je informatie zien als iets dat los van de context en mensen kan worden vastgelegd in databases, intranetten en kennissystemen.
Informatie – en met name het gebruik van informatie – kan het niet los van mensen worden gezien. Zoals ik al eerder schreef (zie de blog Who Cares) is de oorspronkelijke betekenis van informeren: vorm geven aan. Informatie kan niet buiten een individu bestaan; mensen kiezen welke betekenis zij aan informatie geven en interpreteren op hun eigen manier. Er is altijd de interactie tussen informatie en mensen.
Managen van het geheel
Er zijn dus altijd meerdere lagen: de informatie zelf, de techniek en de sociale infrastructuur.
En informatiemanagement gaat over het geheel: de missie, visie, doelen en strategie, de ‘harde’ aspecten zoals: de structuur, processen en systemen – en de ‘zachte’ aspecten, zoals: de managementstijl, de cultuur, (informatie)behoeften, verwachtingen, gedrag, identiteit, communicatiepatronen en omgevingsfactoren.
En dat maakt het vakgebied veelzijdig. Het heeft bijvoorbeeld raakvlakken met organisatiekunde, taalwetenschap, bedrijfskunde, communicatie en human resource management. Maar ook met sociale wetenschappen zoals sociologie en psychologie, omdat het ook gaat om de wijze waarop informatie door mensen wordt gebruikt, geïnterpreteerd, vastgelegd, verspreid en verwerkt.
Dus…
Als informatiemanagement letterlijk gaat over het managen van informatie, dan kan het niet anders dan het geheel bestrijken. Informatie kan nu eenmaal niet los gezien worden van de ‘business’, van mensen en (vrijwel niet meer) van ICT.
Voor mij is informatiemanagement het managen (managen bedoelt als: leiden, besturen en niet als in ‘beheersen’ ) van alle componenten samen: de informatie zelf, de techniek en de sociale infrastructuur. Het een kan niet losstaan van het ander.
En uiteraard (zoals ook in het raamwerk is opgenomen) zou dit altijd moeten samenhangen met de business/bedrijfsvoering.
Sterker nog: ik denk dat informatie in veel organisaties gezien zou moeten worden als serieuze productiefactor, zie mijn blog over ‘de nut en noodzaak van informatiemanagement’.
Dit alles maakt het vakgebied niet alleen veelzijdig en complex, maar ook mateloos interessant.
En nodig.