Waar kennismanagement voorheen nog vaak gevormd werd door een door regels gestuurde top-down benadering, wordt steeds vaker gekozen voor een meer bottom-up up benadering waarin de aandacht uitgaat naar het optimaal faciliteren van mensen om zelf initiatieven te realiseren om kennis te ontwikkelen en te delen.
De Participatieladder een bijzonder krachtig hulpmiddel om na te denken over de mate van invloed die je aan (groepen) mensen wilt geven bij het ontwikkelen van kennismanagement.
Top-down
Kennismanagement wordt nog steeds vaak ‘ontworpen’ vanuit een top-down benadering. Niet alleen de richting (missie, visie, en doelen) worden top-down bepaald, maar ook de inrichting en de strategie (het hoe) worden vaak door deze zelfde ’top’ bedacht.
Soms worden meningen en ideeën gevraagd aan betrokkenen (ik weiger het woord ‘gebruiker’ te noemen; ik heb daar toch echt andere associaties bij…), maar deze zijn veelal niet bindend en – helemaal ernstig – worden soms zelf alleen gebruikt om aan te tonen dat ‘de werkvloer betrokken wordt’… Ondertussen wordt de inrichting van kennismanagement bepaald door mensen die geen idee hebben hoe het dagelijkse werk van kenniswerkers eruit ziet. Met alle gevolgen van dien.
Dat kan ook anders.
Je kunt de regie ook uit handen geven, bottom-up laten ontstaan en ‘slechts’ faciliteren.
Of kiezen voor iets daar tussen in; een ander niveau van participatie.
Hoeveel invloed je uiteindelijk ook ‘uit handen geeft’; de participatieladder kan een bijzonder krachtig hulpmiddel zijn om dit te bepalen.
De participatieladder
De Participatieladder wordt ook wel ParticipatieWijzer genoemd en wordt met name ingezet door gemeenten om te bepalen in welke mate burgerparticipatie nuttig is*. Hoewel het woord ‘participatie’ in deze tijd mogelijk niet altijd een positieve associatie oproept, is dit ook binnen organisaties een krachtig hulpmiddel om vooraf goed na te denken over en inzicht te krijgen in in de mate van invloed die je aan (groepen) mensen wilt geven.
Wat wil je bereiken?
Welke mate van inbreng/invloed van mensen past daarbij?
Hoe kun je dit organiseren; welke rol kunnen mensen daarin spelen?
De Participatieladder onderscheidt zes niveaus van participatie:
1. Informeren. 
De betrokkenen zijn toehoorders en hebben geen formele inbreng. Dit niveau gaat niet verder dan informeren; op de hoogte houden van betrokkenen.
2. Raadplegen/consulteren. Persoonlijke meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn niet bindend. De rol van de participant is die van geconsulteerde.
3. Adviseren. Op dit niveau wordt advies gevraagd aan betrokkenen. De betrokkenen kunnen ook problemen en oplossingen aandragen en met voorstellen komen. In principe verbindt ‘de organisatie’ zich ook aan de resultaten, maar kan hier (beargumenteerd) van afwijken als dat nodig blijkt. De rol van de participant is die van adviseur.
4. Co-creëren. Bij co-creatie zijn partijen echt samenwerkingspartners. Formeel beslist ‘de organisatie’, maar die verbindt zich aan de besluiten die worden genomen en oplossingen die worden gekozen. De rol van de participant is samenwerkingspartner.
5. (Mee)beslissen. Op dit niveau beslissen de betrokkenen. ‘De organisatie’ stelt alleen vooraf de kaders en toetst/controleert achteraf.
6. Faciliteren. Dit is de hoogste vorm van participatie. Betrokkenen zijn initiatiefnemers en beslissers. De organisatie doet met betrokkenen mee, in plaats van andersom. De organisatie faciliteert en helpt waar dat nodig is.
Uit de praktijk
Het verhaal van Getronics is een mooi voorbeeld van een hoger niveau van participatie. Ik schreef hier eerder over in Computable “De gebruikers aan het roer; zij bepalen. Getronics startte het project ‘knowledge building’, met als doel om gezamenlijk een proeftuin te creëren voor een inspirerende kennisomgeving. Zij noemden het coproduceren: iedereen produceert mee, zonder dat de organisatie hierop direct stuurt. Met de nieuwe visie op kennismanagement kozen ze hier bewust voor. Zoals Ronald Groenendijk (toen directeur Getronics Consulting, nu KPN) het formuleerde: “We gaan dit niet managen, we hebben dit losgelaten”. De ontwikkeling van het kennismanagement werd volledig in handen van de medewerkers gelegd. Zij bepalen. De organisatie is facilitator die de randvoorwaarden schetst, budgetsponsor is en enthousiasme heeft. Maar de verantwoordelijkheid ligt vooral bij de gedreven professionals. ‘Zij moeten het gaan doen, dus laat hen bepalen. De gebruiker aan het roer, dat is belangrijk!’
En dus…
Met deze blog wil ik niet zeggen dat een bottom-up benadering altijd de beste optie is. De Participatieladder onderscheidt zes niveaus van participatie en welk niveau je kiest, is afhankelijk van wat je wil bereiken. Het is met name een handig hulpmiddel om vooraf goed na te denken over en inzicht te krijgen in de mate van invloed die je aan (groepen) mensen wilt geven. Wat wil je bereiken? Welke mate van inbreng van mensen is passend? Hoe kun je dit organiseren; welke rol kunnen mensen daarin spelen?
Maar, als je bepaalde ‘kennis barrières’ wil doorbreken (zie mijn eerdere blog “Help! Kennis wordt niet gedeeld. En nu?“), als je draagvlak wilt vergroten, de sociale cohesie wil versterken en/of de kwaliteit van passende oplossingen wil vergroten, dan is een hoger niveau van participatie absoluut aan te raden.
NB. In deze blog ben ik ingegaan op het inzetten van de Participatieladder bij kennismanagement, maar je kunt het in feite op alle vraagstukken inzetten. Ik maak er bijvoorbeeld ook gebruik van bij informatiemanagement- en innovatievraagstukken.
*Inmiddels zijn er verschillende varianten van de participatieladder ontwikkeld. Een veel gebruikte versie is die van Igno Pröpper. De oorspronkelijke participatieladder komt uit de Verenigde Staten en is in 1969 opgesteld door Sherry R. Arnstein.