Gepubliceerd bij Computable (oktober 2008)
Alle digitale content in 1 ECM-systeem: verstandig? “Bezint eer ge begint”.
Alle data, informatie en kennis snel toegankelijk voor alle medewerkers op elk moment. De droom van veel bedrijven. ECM kan de oplossing bieden. En in de praktijk ontwikkelen bedrijven dan ook omvangrijke ECM systemen waarmee alle content beschikbaar wordt gemaakt.
Er is veel discussie over het succes van ECM systemen. ECM systemen zijn groot en complex. Er is altijd sprake van meerdere technologieën, meerdere applicaties en veel verschillende soorten content. Van office documenten tot (interactieve) afbeeldingen, beeld, webcontent en e-mails. De vraag blijft spelen: is het wel mogelijk om alle digitale content van een organisatie binnen 1 systeem te vervaardigen, gebruiken en te beheren?
Wat mij betreft gaat hier nog een primaire vraag aan vooraf: is het wel nodig?
In veel gevallen is het antwoord: nee.
Hoe ouderwets het ook mag klinken: Bezint eer ge begint…
Veel organisaties hebben het beschikbaar maken van alle data, informatie en kennis als doel gesteld zonder de vraag te stellen of dit daadwerkelijk noodzakelijk is. Het beheren van alle informatie is complex, kost veel tijd, geld en vergt veel inspanning. Staat het resultaat hiermee in verhouding? Wordt hiermee het gewenste effect bereikt? Is het werkelijk nodig dat alles via ECM wordt vastgelegd en ontsloten?
Het resultaat van ECM zou moeten zijn: de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek en in de juiste context. Maar wat is de juiste informatie? De juiste informatie is de informatie die essentieel is voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De informatie die de gebruikers nodig hebben om de beoogde doelen te behalen. Niets meer en niets minder.
Dat vraagt om een benadering van ECM vanuit de strategie van de organisatie en vanuit de content. Dat begint met bewustwording en het denken vanuit de missie, visie en doelen van de organisatie. Gevolgd door een grondig vooronderzoek met een kritische blik op de vraag en het aanbod. Eindigend met het formuleren van een strategie en het maken van goed doordachte keuzes.
Bewustwording, visie en doelen
Elk ECM initiatief zou moeten starten met een bewustwordingsfase. Wat is ECM en wat het kan betekenen voor de organisatie? Welke meerwaarde levert ECM en wat komt bij de implementatie kijken? Als deze vragen beantwoord zijn, volgt een goede definiëring van de missie (waarom?), de visie (waarheen?) en de doelen (wat?).
Benadering vanuit de content – afstemming van vraag en aanbod
Als de missie, visie en doelen helder zijn volgt de benadering vanuit de content; een optimale afstemming van vraag en aanbod.
Vraag
De juiste informatie is het informatieaanbod dat aansluit op de vraag. De vraag bestaat uit de behoeften van de organisatie en behoeften van de gebruikers. Dat begint bij het onderzoeken naar de waarde van de content vanuit de bedrijfsdoelstellingen. Welke content is essentieel voor het behalen van de bedrijfsdoelstellingen? Wat zijn de strategische informatiedomeinen voor de organisatie, voor nu en de toekomst? En hoe kan de content beter benut worden om deze bedrijfsdoelstellingen te realiseren?
Naast de vraag vanuit het organisatieperspectief, speelt de vraag vanuit de gebruikersbehoeften. Welke content hebben de gebruikers nodig om de beoogde doelen te behalen? Welke waarde heeft deze content? Wat hebben zij nodig om hun dagelijkse werk te kunnen doen?
Aanbod
Als de vraag vanuit de organisatie en de gebruikers helder is, kan het aanbod onderzocht en gewaardeerd worden. Welke content is aanwezig in de organisatie? Wat is de kwaliteit? Is het actueel, juist en echt relevant?
Ook met het oog op de toekomst is het voor organisaties belangrijk om keuzes te maken in het aanbod. Want wat zijn de resultaten van het ECM systeem als de berg informatie blijft toenemen? In het komende 2 jaar zullen we net zoveel informatie produceren als in de afgelopen eeuw. En daar houdt het niet op. Zonder controle over de hoeveelheid, verlies je uiteindelijk het beheer over je waardevolste bezit. Dus dat betekent keuzes maken om nu en in de toekomst de juiste content te kunnen filteren uit de informatieoverload. Welke content is echt essentieel?
Waarom bijvoorbeeld alle practices ontsluiten in plaats van alleen de ‘best’ en de ‘worst’ practices. Of stapsgewijs alleen dat deel ontsluiten waarnaar in de praktijk gevraagd wordt. En is het wel nodig om het volledige archief via ECM te ontsluiten? Kortom: vele kritische keuzes maken om alleen datgene toegankelijk te maken wat er echt toe doet.
Door de vraag en het aanbod naast elkaar te leggen wordt bepaald welke content daadwerkelijk belangrijk en relevant is voor de organisatie en de gebruikers.
Strategie
En dan volgt de strategie. Een strategie waarin de richting wordt bepaald; de manier waarop de doelstellingen worden behaald. Welke content dient te worden ‘gemanaged’? Met welk doel? En op welke manier?
En dan?
De strategie kan vervolgens worden vertaald naar concrete doelstellingen en projecten. En natuurlijk zijn hier (ICT) middelen voor nodig.
Uiteraard hangt het slagen van een ECM systeem in de praktijk van veel meer aspecten af dan alleen een goed doordachte strategie en een benadering vanuit de content. Een ECM systeem zal (technisch en organisatorisch) pas goed werken als het ook aansluit bij de bedrijfsprocessen, de organisatiestructuur en –cultuur, de managementstijl, het personeel en de bestaande systemen.
Maar, een goed doordachte strategie, gebaseerd op de waarde van de content, is onontbeerlijk.