De term ‘kennismanagement’ impliceert dat je kennis kunt managen.
Is dat zo? Is kennis te managen?
Management vanuit beheersing
Eerst iets over het begrip ‘management’. Er zijn vele interpretaties van dit woord. Management vanuit de gedachte van ‘beheersing’ is een bekende.
Vanuit de neiging om te willen beheersen zien we in organisaties vele regels, voorschriften en procedures – om verantwoording te regelen, risico’s uit te sluiten en om hele beroepspraktijken te beschrijven. Er mag niets misgaan en we willen geen fouten maken en risico’s lopen. Dit is het soort management dat gericht is op gestandaardiseerde, herhaalbare en meetbare dingen – die te controleren en beheersen zijn.
Vanuit dit oogpunt is het lastig om kennis te managen.
- Beheersing en controle van informatie en expliciete kennis is niet meer zo eenvoudig als voorheen. Het is nauwelijks meer te controleren en te beheersen – het is een onontwarbare kluwen zonder begin of eind en stroomt aan alle kanten in- en uit (zie: informatie is niet meer te managen).
- Bij impliciete kennis is het nog lastiger. Dit zit voor een belangrijk deel in de hoofden van mensen en is niet zichtbaar zoals een concreet product dat wel is. Impliciete kennis is ‘intangible’ en veel minder goed (of zelfs onmogelijk) te kwantificeren en te sturen, te beheersen en te controleren
Daarbij kan het ‘beheersen’ door het inzetten van regels, procedures, handboeken en andere vormen van voorschriften bij kenniswerkers leiden tot frustratie, irritatie en weerstand.
Elke laag van externe controle gaat ten koste van de flexibiliteit in een laag eronder en van de flexibiliteit van een organisatie als geheel.
Managen van kenniswerkers?
“Professionals zijn al gemotiveerd. Ze hebben jaren gestudeerd om eindelijk te mogen doen waar ze zo enthousiast over zijn. Pas op dat u dat enthousiasme niet verprutst! Daar bedoel ik mee: faciliteer de kenniswerkers in plaats van hun werkprocessen alsmaar te plannen en te controleren. Dat betekent: zorg ervoor dat ze niet te veel lastig gevallen worden met formulieren, rapportenschrijverij, regels en procedures, dan komt de productiviteit en kwaliteit vanzelf. Waarom? Omdat echte professionals liever iets goed dan iets fout doen.” (Weggeman, 2008)
Management vanuit ’taking care’
Kennis managen vanuit de gedachte van beheersing en controle is dus wellicht geen goed idee (en waarschijnlijk zelfs onmogelijk), maar als je het begrip management op een andere manier interpreteert en/of definieert, dan is kennis mogelijk wel te managen.
Over de oorsprong van het woord management zijn de meningen verdeeld. Het meest voor de hand liggende is dat het woord oorspronkelijk voorkomt vanuit het Latijnse woord ‘manus’ (hand), en later – rond 1560 – vanuit het Italiaans ‘maneggiare’, wat ‘to handle’ betekent (specifiek “to control a horse”;-) Maar tijdens een college van René ten Bos in 2011 hoorde ik iets anders. Volgens hem (als ik het juist heb geïnterpreteerd…) komt management niet van het woord manus, maar vanuit het Franse woord voor management “Le gestion”, wat neerkomt op “in staat zijn iets te dragen”.
Als we management meer bekijken vanuit dit soort termen, vanuit ‘in staat zijn’, ’tot stand brengen’ of ‘volbrengen’ of (dit vind ik zelf de mooiste) taking care of (zorg dragen voor…), dan ontstaat er een ander beeld.
Je kunt namelijk wél zorgdragen voor een optimale omgeving van kennis. Je kunt wel een kennisomgeving ‘managen’ (creëren en onderhouden) waarin kennis geactiveerd wordt; een atmosfeer waarin mensen worden uitgedaagd, waar ze plezier hebben om samen kennis te ontwikkelen en kennis te delen.
Een paar voorbeelden van de ‘knoppen waar je aan kunt draaien’ om een optimale kennisomgeving te creëren.
- Organisatiecultuur (gedrag; de normen, waarden, opvattingen en omgangsvormen) en managementstijl. Wat is de managementstijl en hoe draagt dit bij (of remt het) de optimale kennisomgeving? Is het gericht op samenwerken of meer op individuele prestaties? Participatief of directief? Formeel of informeel? Open of gesloten? Is het gericht op instrueren, begeleiden, adviseren, motiveren en/of inspireren? Helpt de manier waarop leiding wordt gegeven? Hoe belonen en stimuleren wij? Hoe wordt er tegen leren en kennisdelen aangekeken? Hoe gaan we om met het maken van fouten? Is er voldoende vertrouwen en veiligheid?
- Organisatiestructuur: de manier waarop de organisatie is ingericht, de processen en hoe de verdeling van taken, verantwoordelijkheden, coördinatie en afstemming is geregeld. Draagt de manier waarop de organisatie is ingericht bij aan een optimale kennisomgeving?
- En/of het faciliteren van kennis/leeractiviteiten, de inzet van technologie en de het inrichten van de fysieke omgeving. Werkt de fysieke werkomgeving eigenlijk wel stimulerend?
(Meer over de vele knoppen waar je aan kunt draaien bij het inrichten van een optimale kennisomgeving in mijn nieuwe boek: Factor K)
Kortom
Vanuit de gedachte van beheersing en controle is kennis niet te managen, maar we kunnen kennis wel managen in de betekenis van ‘zorg dragen voor’. Faciliteren en zorgdragen voor een optimale omgeving om nieuwe kennis te ontwikkelen, kennis te delen, te gebruiken en te evalueren.
PS. Hoe je het ook bekijkt, de term kennismanagement is niet optimaal en een andere term (bijvoorbeeld ‘kennisproductiviteit’ van Kessels) zou wellicht beter passen, maar kennismanagement is nu eenmaal populair begrip en het kost (te) veel moeite om uit te leggen dat kennis niet gemanaged kan worden in de traditionele zin van het woord. Vandaar vooralsnog toch maar: kennismanagement.
Bronnen
- Introna, L. (1997). Management, Information and Power. MacMillan Press.
- Kuiken, B. (2010). De laatste manager. Zaltbommel: Haystack.
- Weggeman , M. (2008). Leidinggeven aan professionals? Niet doen! Schiedam: Scriptum.