“Culture eats strategy for breakfast’”
(Peter Drucker)
Kennismanagement klinkt niet sexy, maar is nog steeds hot. Misschien wel meer dan ooit. Om kennis te delen en mensen te verbinden worden de mooiste oplossingen bedacht en ICT systemen ontwikkeld. Maar de kans is groot dat deze vervolgens in de praktijk niet of nauwelijks worden gebruikt. “Ze willen niet” en “De motivatie ontbreekt”, wordt dan vaak geroepen. Er worden vervolgens communicatie- of verandertrajecten ingezet, waarbij alles wordt uit de kast gehaald om mensen ‘mee te krijgen’. Ik heb hier al (te) veel over geschreven. Het punt is dat als je kennismanagement (in wat voor vorm dan ook) wil laten slagen, het essentieel is om tegemoet te komen aan het gedrag, de behoeften en drijfveren van mensen.
Vanuit deze gedachte kan organisatiecultuur een grote rol spelen. Voor sommige organisaties is het sturen op cultuur de dominante invalshoek van kennismanagement. De meeste organisaties zijn echter meer gericht op technologische- of organisatorische oplossingen. Dat is ook best begrijpelijk. Want cultuur is vaag. Cultuur is ongrijpbaar. Hoe kun je iets concreets doen met vage dingen zoals waarden en drijfveren?
Organisatiecultuur??
Over wat organisatiecultuur precies is, zijn vele definities. De meest eenvoudige komt misschien wel van Schein (2006): hij formuleert cultuur als ‘de manier waarop we hier met elkaar omgaan’. We zouden organisatiecultuur kunnen zien als het geheel van normen, waarden, opvattingen en omgangsvormen; het gaat over ongeschreven en onuitgesproken gedrag, veronderstellingen en verwachtingen binnen een organisatie, die als vanzelfsprekend worden beschouwd.
Cultuur is iets dat door mensen wordt gedeeld en gedragen en onder meer wordt gevormd door de geschiedenis, waarden en door rituelen, verhalen en symbolen. Deze mindset, identiteit of ziel onderscheidt de cultuur van de ene organisatie van die van een andere.
Stimulerend of remmend?
Voor het delen van kennis kan cultuur remmend of juist stimulerend werken. Mensen bijvoorbeeld minder snel kennis delen in een organisatie waarin bijvoorbeeld kennis als macht wordt gezien, of in sterk competitieve omgevingen. Ook de manier waarop wordt omgegaan met fouten of hoe wordt omgegaan met mensen die zich (durven) uitspreken, heeft invloed. En vertrouwen speelt een grote rol: mensen zijn bereid om kennis te delen als ze weten aan wie ze hun kennis overdragen, waarom ze hun kennis overdragen en weten wat de ander er mee wil doen. Welke dimensies remmend werken en welke stimulerend, is sterk afhankelijk van waar je voor wilt staan als organisatie en waar je naar toe wilt.
Drijfveren en motivatie
Een manier om succesvolle kennismanagement oplossingen te creëren, is het kijken naar drijfveren van mensen. De drijfveren van mensen lopen sterk uiteen en verschillende ‘typen’ mensen worden getriggerd om verschillende redenen. Voor de een kan het een drijfveer zijn als kennismanagement helpt om sneller carrière te maken of om zichtbaarder te zijn en kennis te kunnen etaleren. Een ander raakt gemotiveerd als je je werk sneller kunt doen, of met minder stress omdat je bijvoorbeeld snel contact kunt krijgen, je problemen kunt delen en deze hierdoor beter en sneller kunt oplossen. Voor anderen is kennismanagement waardevol omdat het hen verbindt met anderen.
Hoe dan ook, als je kennismanagement wil laten slagen, is het tegemoet komen aan de behoeften en drijfveren van mensen belangrijk. Dat lijkt een open deur (hoe vaak horen we het niet: “de mens staat centraal”, “wij betrekken onze mensen” – of erger nog: “wij kijken goed naar de gebruikers”), maar in de praktijk wordt hier vaak weinig echt rekening mee gehouden. Of er wordt – vanuit management perspectief – uitgegaan van allerlei aannames of overtuigingen. En de medewerkers wordt niets gevraagd.
Factor K + Cultuur map
Vaak realiseren organisaties wel dat ze ‘iets’ moeten met cultuur, met waarden en drijfveren van mensen. En wordt ook zeker wel gezien dat het uiteindelijk altijd gaat om betrokkenheid en motivatie van mensen (zelfs al gaat het om iets als het inzetten van iets simpels als social media ). Maar hoe kun je hier iets mee? Hoe definieer je cultuur? Hoe maak je anderen duidelijk wat jullie cultuur is? En hoe kom je tot een gezamenlijke cultuur vol betrokkenheid, bevlogenheid en energie?
2017: Ik bied het programma Organisatiecultuur in deze vorm niet meer aan. Dit programma is onderdeel geworden van mijn boek Factor K, met de Cultuur map als tool om je hierbij te helpen.