”Dreigend kennistekort door uittreden babyboomers.” “Vertrek babyboomers desastreus voor organisaties.” Kennisverlies is een hot topic. De vergrijzing slaat toe en de komende jaren gaat de babyboom-generatie massaal met pensioen; alleen dit jaar al zo’n 120.000. Organisaties raken binnen een paar jaar een groot deel van de werknemers kwijt. En alle kennis loopt zo de deur uit. Voor organisaties die hun geld verdienen met het verkopen van kennis, klinkt dit als een ernstige bedreiging. Maar hoe erg is het nou eigenlijk echt? En zitten er ook geen voordelen aan dit massale vertrek?

Op 30 september jl. gaf ik een gastcollege aan de studenten van de postdoctorale Controllers opleiding van de Vrije Universiteit Amsterdam; een college over manieren om kennismanagement vraagstukken in de praktijk op te lossen (de methodiek en de “do’s en don’ts”). Het verlies van kennis door de vergrijzing was een van de vraagstukken die we hebben behandeld. Los van de interessante discussie over de meetbaarheid en de Return on Investment van kennismanagement, lieten de studenten een interessante kijk zien op het vraagstuk van de vergrijzing. Deze wilde ik jullie niet onthouden (=ultiem staaltje kennismanagement).

Waarom is het een probleem?

Als het over vergrijzing gaat wordt het probleem vaak grofweg gedefinieerd als iets van: ‘de individuele kennis van de ouderen zou collectieve kennis van de organisatie moeten worden.’ Vanuit het perspectief van de organisatie (bestuurders) zijn hier verschillende redenen voor. Tijd en geld staan bovenaan de lijstjes. Als kennis niet optimaal hergebruikt wordt, kan dit leiden tot inefficiëntie, verminderde productiviteit en snelheid. Denk bijvoorbeeld aan het wiel dat steeds opnieuw wordt uitgevonden. Allemaal tijd en geld. In relatie hiermee wordt ook de kwaliteit van de dienstverlening genoemd als reden; verminderde snelheid en kwaliteit bij het beantwoorden van vragen, van beslissingen die worden genomen en het risico op het maken van fouten. Ook de afhankelijkheid en kwetsbaarheid van de organisatie worden als redenen genoemd om de individuele kennis collectief te maken. Kortom: allerlei argumenten die logisch klinken en die doen vermoeden dat het inderdaad belangrijk is om maatregelen nemen die het uitstromen van kennis door de vergrijzing tegengaan.

Oplossingen

Veel organisaties schieten hier vaak in (standaard) oplossingen. De kennis wordt geanalyseerd en geïdentificeerd en vervolgens worden methoden gezocht om de kennis te borgen en/of over te dragen. Een eerste reactie is nog steeds vaak om de kennis expliciet vast te leggen in ICT systemen, ellenlange instructiehandleidingen of handboeken.  In de praktijk blijkt dit echter vervolgens vaak niet te werken zoals gedacht: systemen worden nauwelijks gebruikt en handboeken worden niet gelezen. Los daarvan, met dit soort vastlegging van kennis bouw je geen vaardigheden en ervaring op. Je kunt wel iets delen, lezen of horen, maar als de kennis vervolgens niet toegepast wordt, heeft het weinig waarde. Sommige organisaties besteden wel aandacht aan vaardigheden en ervaring, en zetten instrumenten in zoals het koppelen van ouderen aan junioren, meester/gezel relaties en opleidingsprogramma’s. Dat gaat in ieder geval al een stap verder.

Is het wel een probleem?

Even een stap terug. Is het kennis verlies wel zo’n probleem? Nu het vergrijzingsvraagstuk hoog op de agenda staat, worden er programma’s opgesteld die er bijvoorbeeld voor zorgen dat een x aantal maanden voor het pensioen alle kennis wordt overgedragen. Prima initiatieven, maar er zit iets vreemds aan. Want waarom pas als het pensioen nadert? Als het om essentiële kennis gaat, zou het niet zo mogen zijn dat de organisatie afhankelijk is van een bepaalde werknemer. Maar als de kennis op de valreep nog moet worden overgedragen, hoe zat dat dan de jaren ervoor? De werknemer zou ook ziek kunnen worden, of verlof of ontslag kunnen nemen, dus die kwetsbaarheid en afhankelijkheid zou in al die jaren ook al aanwezig geweest.

Als er al die jaren geen overdracht van kennis heeft plaatsgevonden, dan kun je je afvragen waarom dit nu wel een probleem zou zijn. Is de betreffende kennis eigenlijk wel zo essentieel of waardevol? Of er is ‘gewoon’ te weinig aandacht geweest voor leren en delen al die jaren? Of, is er wel moeite voor gedaan, maar zijn er andere oorzaken waarom de kennis bij de oudere werknemer is blijven hangen al die jaren? Mogelijk zijn er wel initiatieven genomen, maar hebben deze onvoldoende gewerkt. Misschien zijn de ICT systemen wel zo ingewikkeld, dat de oudere generatie moeite heeft om ze te bedienen. Of er zijn systemen ontwikkeld om elkaar te vinden, terwijl de  mensen elkaar misschien wel helemaal niet willen vinden. Er zijn allerlei redenen voor werknemers, waarom ze sowieso niet willen of kunnen delen. Daar sta je dan met je systeem. Misschien heeft de oudere werknemer geen idee van het nut van zijn/haar kennis, of is hij onzeker over zijn eigen kennisniveau, misschien is er gebrek aan onderling vertrouwen, misschien past de manier waarop de kennis overgedragen zou worden wel niet bij de jongere generatie. Ik noem maar wat. Het gaat erom dat de aandacht gaat naar wat er echt toe doet en dat je de werkelijke oorzaken kent, voordat je oplossingen gaat ontwerpen. Om lapmiddelen te voorkomen en oplossingen te creëren die het probleem ook daadwerkelijk oplossen. (En de oorzaken zitten overigens meestal niet op de plek waar de ‘pijn’ zichtbaar is.)

Maar goed, even terug naar de kern. Het lijkt erop dat de ‘hot topic’ van de vergrijzing vooral als effect heeft dat organisaties op de valreep allerlei kunstgrepen uithalen om het kennis verlies te beperken. Terwijl dit massale vertrek er toch al zo’n  65 jaar zit aan te komen, dus echt een verrassing kan dit niet zijn. De werkelijke oorzaak van het verlies van kennis is in dat opzicht niet zozeer het vertrek door vergrijzing, maar het gebrek aan overdracht in al die jaren ervoor (om wat voor reden dan ook).

De positieve effecten

Bij het nader bestuderen van de problemen en de bedreigingen die de vergrijzing met zich meebrengt, kwamen de studenten* al snel met een andere invalshoek: de positieve effecten van de vergrijzing. De jongere generaties hebben een andere mentaliteit, die organisaties in hun voordeel zouden kunnen gebruiken. De jongere generaties zijn bijvoorbeeld meer bereid om te leren en te delen. Generatie Y (geboren tussen eind jaren ‘70 en 1990) en de generaties daarna zijn opgegroeid met internet, waar informatie en kennis in overvloed is. Ze zijn meer gericht op ontwikkeling, op relaties met collega’s en derden en op snelle communicatie met een groot bereik, via korte lijnen. Allemaal aspecten die voor kennismanagement ideaal zijn. Ook het gebruik van technologie zou een enorme boost kunnen krijgen. Babyboomers zijn niet opgegroeid met Internet en zijn over het algemeen niet actief met online sociale media. Generatie Y is hiermee opgegroeid en generatie X (geboren tussen ongeveer 1960 en eind jaren 70) is hier niet mee opgegroeid, maar kunnen zich over het algemeen de nieuwe technologie wel goed eigen maken.

Ook voor vraagstukken met betrekking tot diversiteit en ‘het glazen plafond’ (bestaat dat nog?) zou het vertrek van de babyboomers ( ‘the old boys network’) positief kunnen uitpakken: nieuwe carrièrekansen voor een nieuwe lichting (inclusief vrouwelijke en allochtone carrièremakers). En nog een voor de hand liggend voordeel: jonge werknemers zijn goedkoper. Daarbij is het – met het oog op het verlies van kennis – misschien helemaal nog niet zo gek dat het wiel weer eens opnieuw uitgevonden wordt. Een frisse blik van de nieuwe generaties op vastgeroeste gewoonten en routines kan tot verrassende nieuwe inzichten leiden. Ook voor het innovatief vermogen van de organisatie zou het vertrek van babyboomers wel eens positief kunnen uitwerken. De jongere generaties staan meer open voor innovatie en hebben minder angst voor verandering.  Daarbij zijn de babyboomers veelal meer gericht op het vermijden van conflicten en op polderen, terwijl bij innovatie juist ‘dwarsdenkers’ een belangrijke rol kunnen spelen (blog hierover volgt).

Open your eyes

In de praktijk zien we generaties die fronsend naar elkaar kijken en elkaar niet begrijpen. Ook de studenten die bovengenoemde voordelen benoemden, kijken uiteraard vanuit hun eigen perspectief. Maar ook dit perspectief is meer dan waardevol. Vooral met het oog op de toekomst. Want, naast het kennisverlies op de korte termijn, gaat er nog een groter probleem voor de continuïteit van organisaties komen: er zijn te weinig mensen om de babyboomers te vervangen. Het duurt niet lang meer voor er grote tekorten ontstaan. Ook dit vraagt om een omslag voor organisaties. Er zullen creatieve en slimme oplossingen ontworpen moeten worden om werknemers aan je te binden en langer en optimaal in te zetten. Zo zal er, als personeel schaars wordt, weer meer aandacht moeten komen voor continue scholing en stimulatie om door te leren. Dit alles kan vragen om een andere inrichting, structuur, cultuur of managementstijl, of andere processen en systemen. De nieuwe lichtingen werknemers denken en leren nu eenmaal anders en brengen andersoortige vaardigheden en kennis in.

Dus….

Dit vraagstuk wordt vaak eenzijdig en beperkt benaderd, waarbij vooral aandacht is voor de bedreigingen op de korte termijn en het voorkomen van het kennisverlies door vertrek. Vanuit het perspectief van de organisatie. Als je het vraagstuk breder bekijkt; de perspectieven van klanten en medewerkers meeneemt en kijkt naar de langere termijn, dan ziet het geheel er misschien wel anders uit.

Feit is dat organisaties (grote) delen van de kennis van hun werknemers op korte termijn zullen kwijtraken. Natuurlijk kunnen oplossingen om dit kennis verlies op de korte termijn te beperken waardevol zijn (mits wordt gekeken naar wat het probleem werkelijk is en wat de onderliggende oorzaken zijn). Maar naast het op de valreep inzetten van allerlei maatregelen om de schade te beperken, gaat het voor de langere termijn om het inzetten van structurele hulpmiddelen om cruciale kennis te delen, een cultuur die dit ondersteunt en het benutten van de verschillen tussen generaties. Zoals hierboven beschreven (bij de positieve effecten) zou de mentaliteit van de jongere generaties wel eens een positief effect kunnen hebben op kennismanagement en innovatie.

Als we verder kijken dan het kennis verlies op de korte termijn, dan zien we dat het tegelijkertijd ook nog lastig zal worden om nieuwe mensen aan te trekken omdat het aanbod schaarser wordt. Om daadwerkelijk vooruit lopen en een aantrekkelijke werkgever te kunnen zijn die mensen aan zich weet te binden, zal een omslag nodig zijn. Ook hier zou het vertrek van de babyboomers positief benaderd kunnen worden: het biedt meer kansen om de structuur, cultuur, managementstijl, processen en systemen om te buigen.

DE waarheid en DE aanpak bestaat niet. Voor elke organisatie zal dit anders zijn; afhankelijk van de verlangens en doelen. Wat ik met deze blog wil benadrukken is om niet te snel blind met de massa/hype mee te gaan en dit vraagstuk te eenzijdig en te beperkt te benaderen. Is het kennis verlies werkelijk wel zo’n groot probleem als dat het wordt voorgespiegeld? En zou het eigenlijk ook niet in je voordeel kunnen werken?  Waar het om gaat is om oplossingen te ontwerpen die waarde creëren – voor nu en de toekomst. En vanuit die gedachte aandacht en energie besteden aan wat er ECHT toe doet. En dat zou wel eens iets anders kunnen zijn dan de kennis van de babyboomers op de valreep de organisatie proberen in te krijgen.

Met dank aan deze groep slimme en kritische studenten, die door hun actieve bijdrage, learning by sharing en enthousiasme een sterk staaltje kennismanagement hebben laten zien.

* Van deze groep van ca. 50 studenten is het merendeel is geboren in de jaren ’70 en ’80: een combinatie van generaties (late) X en Y.

 

Sharing is caring: